Wat is de werkkostenregeling (WKR)?
Kerstpakket, etentjes, een fiets, sportabonnement en feesten en bedrijfsreizen mag je niet onbeperkt aan je personeel geven aangezien deze worden gezien als een belast loonvoordeel.
Volgens de werkkostenregeling (WKR) mag je in 2022 maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000, plus 1,18% van het restant van die loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers. Dit is de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Zijn de werkkosten hoger? Dan betaal je als werkgever 80% belasting over deze vergoedingen. Deze belasting heet een eindheffing.
Stel je hebt 25 mensen in dienst en je totale loonsom bedraagt € 1 miljoen, dan is de vrije ruimte (het bedrag dat je zonder een eindheffing mag schenken) € 13.880 (€ 400k x 1,7% + € 600k x 1,18%). Ga je op reis en komen de totale kosten boven deze €13.880,- uit, dan betaal je over het meerdere 80% belasting.
Toch komt lang niet alles wat je aan je werknemers geeft ten laste van de ‘vrije ruimte’. Dit is het geval voor (1) intermediaire kosten, (2) nihilwaarderingen, of (3) gerichte vrijstellingen.
- (1) Van intermediaire kosten is meestal sprake wanneer een werknemer kosten voorschiet namens en in opdracht van de werkgever. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer een etentje met een zakenrelatie vergoedt.
- (2) Voor een aantal vergoedingen en verstrekkingen geldt dat deze voor de WKR als het ware op € 0 gewaardeerd worden. Denk bijvoorbeeld aan consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.
- (3) Over een aantal vergoedingen en verstrekkingen zijn geen loonheffingen verschuldigd. Deze gerichte vrijstellingen zijn limitatief. Een voorbeeld hiervan is: tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen.
Bedrijfsreizen en de WKR
Bij het organiseren van een bedrijfsreis, ga je relatief snel over de ‘vrije ruimte’ heen, waardoor de totale kosten van je trip snel kunnen oplopen. Gelukkig zijn er een aantal gerichte vrijstellingen mogelijk. Deze kunnen van toepassing zijn als de reis een zakelijk-, inhoudelijk- en/of trainingsdoel heeft.
De kosten die met deze zakelijk-, inhoudelijk- en/of trainingsdoeleinden samenhangen, vallen buiten de WKR. Je mag de totale reissom opsplitsen in een deel voor het zakelijke doel en een deel voor het plezier. Zo kun je de eindheffing voorkomen of minimaliseren.
Wil je van deze regeling gebruik maken, dan is het zaak om met de volgende punten rekening te houden.
1 – Zo maak je een zakelijk karakter leuk én nuttig
Een bedrijfsuitje of -reis met een gedeeltelijk zakelijk karakter, kan echt heel tof zijn. Natuurlijk kun je jouw strategische plannen presenteren in een zaaltje. Dit is wel een beetje saai. Maar wat denk je van een stilteretraite in de Saharawoestijn, onder begeleiding van coaches? Of een teambuilding survival in de Sierra Nevada in het zuiden van Spanje, waarbij je als collega’s echt op elkaar bent aangewezen?
2- Laat het doel terugkomen in het programma
Besluit je dat je een deel van je reis buiten de WKR wilt houden? Ben je er dan van bewust dat dit wel wat werk vergt, waar we je natuurlijk goed bij kunnen helpen. Allereerst is het goed om vanaf het begin het doel van het uitje of de reis vast te stellen. Hoe draagt het programma hieraan bij? En welke doelen verwacht je te behalen?
3 – Communicatie naar de deelnemers
Zorg dat je duidelijk bent in je communicatie naar je medewerkers over het doel van de reis. Geef in de uitnodiging duidelijk aan dat er een zakelijke doelstelling gekoppeld is aan je reis. (vieren van een jubileum én trainingsdoeleinden).
4 – Deelname is verplicht en bij voorkeur deels onder werktijd
Je wilt een doel bereiken met je reis. Het is daarom belangrijk dat zo veel mogelijk medewerkers aanwezig zijn, net zoals bij een normale training. Deelname is dus in beginsel op basis van verplichting (en geen inschrijving of facultatief).
5 – Laat de personeelsvereniging je reis organiseren
Events die vanuit de personeelsvereniging worden georganiseerd, vallen onder voorwaarden buiten de WKR. Het is daarbij belangrijk dat de personeelsvereniging een aparte formele vereniging (opgericht bij de notaris) is, en dat je bedrijf niet meer dan de medewerkers hierin storten voor tenminste de laatste vijf jaar. De bijdrage door de werkgever aan de personeelsvereniging behoort tot het loon en is dus belast. De bijdrage aan de personeelsvereniging kan echter wel in de vrije ruimte van de werkkostenregeling worden ondergebracht als hier bijvoorbeeld nog ruimte voor is. Op deze manier kan vrije ruimte ‘gespaard’ worden voor een grotere éénmalige uitgave.
6 – Combineer het kerstpakket met een bedrijfsreis
Besteed je normaal altijd een deel van je vrije ruimte aan een kerstpakket? Overweeg dan de aankondiging van je bedrijfsreis met Kerst te geven. Zo vervalt de noodzaak voor een kerstcadeau en kun je een groter deel van je vrije ruimte besteden aan je reis. Tegelijkertijd staat een vroege aankondiging garant voor veel voorpret.
7 – Splits kosten en vraag aparte facturen
Om de kosten voor het deel van de reis met een zakelijk karakter goed van de overige kosten te kunnen scheiden is het fijn om aparte facturen hiervoor te ontvangen. Zo is het in jouw administratie – en voor de belastinginspecteur – direct helder wat de verdeling is.
8 – Toets bij belastingadviseur
Je kunt altijd voorafgaand aan de reis contact opnemen met je belastingadviseur om te overleggen of een deel van de kosten van de reis buiten de heffing van de loonbelasting kan blijven. Indien hierna aanvullende zekerheid gewenst is, kan de adviseur contact opnemen met de Belastingdienst. Tijdens een vooroverleg met belanghebbende kan de inspecteur aangegeven dat bijvoorbeeld een gerichte vrijstelling toegepast kan worden. Zo voorkom je problemen achteraf en ga je fijn op reis.